Der 6. und letzte Teil der Publikation handelt von der Kontrolle der Integration. Wichtige Bestandteile sind dabei Key Performance Indicators und Feedback.
Am Ende dieses letzten Teils finden Sie einen Beispielplan im Excel-Format.
Wir haben uns aufgrund der Vielfältigkeit des Themas erlaubt, diese Publikation in mehrere Teile zu gliedern.
Natürlich führen wir Sie am Ende jedes Teils per Button zum nächsten Teil. Im Folgenden finden Sie aber auch eine Übersicht über alle zugehörigen Publikationsteile.
Alle Publikationen zum Integrationsplan
6.0 Kontrolle
6.1 KPI
6.1.1 KPI festlegen
Definieren Sie KPIs (Key Performance Indicators), um den Erfolg der Integration zu messen. Überwachen Sie regelmäßig den Fortschritt und dokumentieren Sie alle relevanten Entwicklungen.
a) Operative KPI
- Messung der Effizienz von Arbeitsprozessen, z. B. Bearbeitungszeiten.
- Durchschnittliche Bearbeitungszeit (in Stunden/Tagen) pro Prozess.
- Häufigkeit von Fehlern und Nacharbeiten in den Prozessen.
- Anzahl der Fehler pro 100 Arbeitseinheiten.
b) Mitarbeiterbezogene KPI
- Bewertung der Zufriedenheit der Mitarbeiter.
- Durchschnittliche Bewertung der Mitarbeiterzufriedenheit (z. B. auf einer Skala von 1-10).
- Messung der Mitarbeiterabwanderung.
- Anzahl der freiwilligen Kündigungen pro 100 Mitarbeiter pro Jahr.
- Teilnahme an Schulungs- und Weiterbildungsprogrammen.
- Prozentualer Anteil der Mitarbeiter, die an Schulungen teilnehmen.
c) Finanzielle KPI
- Steigerung des Umsatzes nach der Integration.
- Prozentuale Umsatzveränderung im Vergleich zum Vorjahr.
- Reduzierung der Betriebskosten.
- Prozentsatz der Kostensenkung im Vergleich zum Vorjahr.
d) Kundenbezogene KPI
- Messung der Zufriedenheit der Kunden.
- Durchschnittliche Bewertung der Kundenzufriedenheit (z. B. auf einer Skala von 1-10).
- Messung der Kundenloyalität.
- Prozentsatz der Kunden, die nach einem Jahr weiterhin Kunde sind.
6.1.2 Berichterstattung
a) Regelmäßige Überwachung
- Automatisierte Systeme zur Erfassung und Überwachung der KPI.
- Regelmäßige manuelle Überprüfungen und Audits.
- Monatliche Analyse der KPIs durch das Projektmanagement-Team.
- Identifizierung von Trends und Abweichungen.
- Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen zur Verbesserung basierend auf den KPI.
- Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Maßnahmen.
b) Regelmäßige Berichterstattung
- Überblick über den Integrationsprozess und Zielsetzung.
- Detaillierte Darstellung der gemessenen KPI.
- Vergleich der aktuellen Werte mit den Zielwerten.
- Analyse der Ergebnisse und Identifizierung von Stärken und Schwächen.
- Interpretation der Trends und deren Auswirkungen auf die Integration.
- Vorschläge für notwendige Maßnahmen zur Verbesserung.
- Empfehlungen für die nächste Phase der Integration.
- Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse.
- Ausblick auf zukünftige Entwicklungen und nächste Schritte.
Berichtsvorlage
Monatlicher Integrationsbericht
Einleitung
– Überblick über den Integrationsprozess und Zielsetzung.
KPIs und Ergebnisse
– Prozess-Effizienz: Durchschnittliche Bearbeitungszeit – 2 Tage (Ziel: 1,5 Tage)
– Fehlerquote: 5 Fehler pro 100 Arbeitseinheiten (Ziel: 3 Fehler)
– Mitarbeiterzufriedenheit: Durchschnittliche Bewertung – 7,5/10 (Ziel: 8/10)
– Fluktuationsrate: 5% (Ziel: 3%)
– Schulungsbeteiligung: 90% (Ziel: 95%)
– Umsatzwachstum: 10% (Ziel: 12%)
– Kosteneffizienz: 8% (Ziel: 10%)
– Kundenzufriedenheit: Durchschnittliche Bewertung – 8/10 (Ziel: 9/10)
– Kundenbindungsrate: 85% (Ziel: 90%)
Analyse und Interpretation
– Prozess-Effizienz verbessert sich, aber nicht im gewünschten Maß.
– Fehlerquote ist höher als erwartet, insbesondere in den neuen Prozessen.
– Mitarbeiterzufriedenheit ist stabil, aber es gibt Raum für Verbesserung.
– Schulungsbeteiligung ist hoch, jedoch unter dem Zielwert.
Maßnahmen und Empfehlungen
– Einführung weiterer Prozessoptimierungen zur Reduzierung der Bearbeitungszeiten.
– Intensivierung der Schulungen zur Fehlerreduktion.
– Durchführung von Mitarbeiterbefragungen zur Verbesserung der Zufriedenheit.
Fazit und Ausblick
– Integration verläuft insgesamt positiv, aber mit identifizierten Herausforderungen.
– Fokussierung auf Prozessoptimierung und Mitarbeiterzufriedenheit in den nächsten Monaten.
Dieser Plan zur Überwachung und Berichterstattung stellt sicher, dass der Fortschritt der Integration regelmäßig überprüft und dokumentiert wird, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.
6.2 Feedback
6.2.1 Feedback sammeln
Führen Sie regelmäßige Umfragen und persönliche Gespräche durch, um Feedback von Mitarbeitern und Stakeholdern zu sammeln. Nutzen Sie dieses Feedback, um den Integrationsprozess kontinuierlich zu verbessern.
a) Regelmäßige Umfragen
- Ermittlung der Zufriedenheit und des Feedbacks der Mitarbeiter und Stakeholder.
- Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten im Integrationsprozess.
- Zufriedenheit mit der Integration
- Herausforderungen und Probleme
- Verbesserungsvorschläge
- Geschlossenen (Multiple-Choice) Fragen.
- offenen Fragen.
- Online-Tools wie Google Forms, SurveyMonkey.
- Quartalsweise
- Einladung per E-Mail mit Link zur Umfrage und Erklärung des Zwecks.
- Aggregation und Auswertung der Umfragedaten.
- Zusammenfassung der Ergebnisse.
- Identifizierung von Handlungsschwerpunkten.
- Ergebnisse an alle Mitarbeiter und Stakeholder weiterleiten.
Beispiel-Fragen:
1. Wie zufrieden sind Sie mit dem Fortschritt der Integration? (Skala 1-10)
2. Welche Herausforderungen haben Sie bisher erlebt?
3. Was hat gut funktioniert?
4. Welche Verbesserungsvorschläge haben Sie für den Integrationsprozess?
b) Persönliche Gespräche
- Tiefere Einblicke in die Erfahrungen und das Feedback der Mitarbeiter und Stakeholder.
- Entwicklung individueller Verbesserungsmaßnahmen.
- Halbjährlich
- Vertreter aus verschiedenen Abteilungen und Hierarchieebenen.
- Einzelinterviews oder Kleingruppen-Gespräche.
- 30-60 Minuten pro Gespräch.
- Welche spezifischen Herausforderungen haben Sie im Integrationsprozess erlebt?
- Welche Verbesserungen würden Sie vorschlagen?
- Wie können wir Sie besser unterstützen?
- Teilnahme an Schulungs- und Weiterbildungsprogrammen.
- Mischung aus verschiedenen Abteilungen.
- Moderierte Diskussionen zu spezifischen Themen.
- 1-2 Stunden pro Sitzung.
- Protokollierung der Gespräche und Fokusgruppen.
- Identifikation von Mustern und häufigen Themen.
- Bereitstellung der Erkenntnisse an die Geschäftsführung und relevante Teams.
6.2.2 Anpassungen vornehmen
Passen Sie den Integrationsplan basierend auf dem Feedback an und optimieren Sie die Prozesse kontinuierlich. Führen Sie regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen des Plans durch, um sicherzustellen, dass die Integration reibungslos verläuft.
- Basierend auf dem gesammelten Feedback, konkrete Maßnahmen zur Verbesserung des Integrationsprozesses entwickeln.
- Priorisierung der Maßnahmen nach Dringlichkeit und Machbarkeit.
- Umsetzung der Maßnahmen durch entsprechende Teams.
- Regelmäßige Überwachung der Fortschritte und Anpassung bei Bedarf.
- Regelmäßige Überprüfung der umgesetzten Maßnahmen durch erneute Umfragen und Gespräche.
- Anpassung und Verbesserung der Maßnahmen basierend auf kontinuierlichem Feedback.
Beispiel-Zeitplan für Umfragen und Gespräche
Q1
– Januar: Online-Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit.
– Februar: Persönliche Interviews mit Vertretern aus verschiedenen Abteilungen.
Q2
– April: Fokusgruppen-Diskussionen.
– Mai: Online-Umfrage zu spezifischen Herausforderungen und Verbesserungen.
Q3
– Juli: Persönliche Interviews mit Stakeholdern.
– August: Online-Umfrage zur Zufriedenheit mit den umgesetzten Maßnahmen.
Q4
– Oktober: Fokusgruppen-Diskussionen zu langfristigen Verbesserungen.
– November: Abschluss-Umfrage zum Jahresende.
Mit diesem Plan stellen Sie sicher, dass kontinuierlich Feedback gesammelt wird, um den Integrationsprozess effektiv zu überwachen und zu verbessern.
Verwendete Quellen
- Van Matterhorn
