In unserem zweiten Teil der Publikation beleuchten wir das Thema: Kommunikation.
Für die Integration eines Unternehmens ist eine offene und kontinuierliche Kommunikation ein wichtiger Faktor, um Unsicherheiten und Ängste zu minimieren.
Wir haben uns aufgrund der Vielfältigkeit des Themas erlaubt, diese Publikation in mehrere Teile zu gliedern.
Natürlich führen wir Sie am Ende jedes Teils per Button zum nächsten Teil. Im Folgenden finden Sie aber auch eine Übersicht über alle zugehörigen Publikationsteile.
Alle Publikationen zum Integrationsplan
2.0 Kommunikation
2.1 Kommunikationsplan Mitarbeiter
Kommunikationsplan: Erstellen Sie einen detaillierten Plan mit regelmäßigen Updates per E-Mail, Intranet-Ankündigungen und wöchentlichen Meetings. Sorgen Sie für eine offene und kontinuierliche Kommunikation, um Unsicherheiten und Ängste zu minimieren.
2.1.1 Regelmäßige Updates
a) E-Mail-Updates
- Fortschrittsberichte zur Integration Ankündigungen zu wichtigen Meilensteinen
- Antworten auf häufige Fragen (FAQs) Motivationsnachrichten der Geschäftsführung
- Kommunikationsabteilung in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
b) Intranet-Ankündigungen
- Detaillierte Berichte zu abgeschlossenen und laufenden Integrationsprojekten Ressourcenzugriff (z. B. Schulungsmaterialien) Updates zu neuen Prozessen und Richtlinien
- IT-Abteilung in Zusammenarbeit mit der Kommunikationsabteilung
c) Wöchentliche Meetings
- Führungskräfte
- Projektleiter
- relevante Teammitglieder
- Statusberichte
- Diskussion und Lösung aufgetretener Probleme
- Planung der nächsten Schritte
- Projektmanagement-Team
Beispiel für ein E-Mail-Update
Betreff: Wöchentliches Update zur Integration der erworbenen Kanzlei
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
wir freuen uns, Ihnen das neueste Update zur Integration der erworbenen Kanzlei mitzuteilen. In dieser Woche haben wir folgende Fortschritte gemacht:
a) Projektstatus:
– Der IT-Migrationsplan ist erfolgreich gestartet und die ersten Systeme wurden integriert.
– Unsere Schulungsprogramme für die neuen Prozesse sind in vollem Gange.
b) Wichtige Ankündigungen:
– Unsere nächste Q&A-Sitzung findet am [Datum] um [Uhrzeit] statt. Bitte senden Sie Ihre Fragen vorab an [E-Mail-Adresse].
– Neue FAQs zur Integration sind ab sofort im Intranet verfügbar.
c) FAQs der Woche:
– Frage: Wie wird die neue IT-Struktur aussehen?
– Antwort: Wir haben einen detaillierten IT-Integrationsplan erstellt, der eine schrittweise Migration sicherstellt. Mehr Informationen dazu finden Sie im Intranet.
Motiviert bleiben! Gemeinsam werden wir diese Integration erfolgreich meistern.
Mit freundlichen Grüßen,
[Name]
Geschäftsführung
2.1.2 Offene und kontinuierliche Kommunikation
a) Kommunikationsplattformen
- Für offizielle Ankündigungen und wichtige Updates.
- Für detaillierte Berichte, Ressourcen und FAQs.
- (z. B. Teams, Slack): Für schnelle Kommunikation und Ad-hoc-Fragen.
b) Feedback-Kanäle
- Um ehrliches Feedback von Mitarbeitern zu sammeln.
- Für kontinuierliches Feedback.
- Zwischen Mitarbeitern und Führungskräften.
2.1.3 Q&A-Sitzungen
a) Planung und Durchführung
- Alle zwei Wochen
- Geschäftsführung
- Abteilungsleiter
- interessierte Mitarbeiter
- Eröffnung durch die Geschäftsführung mit Updates.
- Offene Fragerunde.
- Gezielte Beantwortung von vorab eingereichten Fragen.
- Zusammenfassung und abschließende Worte der Geschäftsführung.
b) Vorbereitung
- Eine Woche im Voraus per E-Mail und Intranet.
- Vorab über E-Mail oder ein Online-Formular.
- Erstellung einer klaren Agenda basierend auf den eingereichten Fragen.
c) Nachbereitung
- Erfassung der besprochenen Themen und Antworten.
- Bereitstellung der Protokolle im Intranet.
- Bearbeitung offener Fragen und Bereitstellung zusätzlicher Informationen.
INTERVIEW-BEISPIEL
1. Zielsetzung klären: Definieren Sie klar, was Sie durch die Interviews herausfinden möchten. Zum Beispiel: Welche täglichen Aufgaben haben die Mitarbeiter? Welche Herausforderungen stehen ihnen gegenüber?
2. Interviewleitfaden erstellen: Entwickeln Sie einen Fragenkatalog, um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Themen abdecken.
Beispielfragen
a) Allgemeine Aufgaben
– Welche Hauptaufgaben führen Sie täglich durch?
– Welche Tools und Software nutzen Sie dabei?
b) Herausforderungen
– Welche Herausforderungen begegnen Ihnen regelmäßig?
– Gibt es Prozesse, die verbessert werden könnten?
c) Teamarbeit und Kommunikation
– Wie kommunizieren Sie mit anderen Teammitgliedern?
– Gibt es Kommunikationshürden?
d) Fortbildung und Unterstützung
– Welche Schulungen haben Sie bisher erhalten?
– Welche zusätzlichen Schulungen oder Unterstützung würden Ihnen helfen?
Durchführung der Interviews
a) Einladungen verschicken: Laden Sie die Mitarbeiter zu Einzelinterviews ein und erklären Sie den Zweck der Gespräche.
b) Atmosphäre schaffen: Sorgen Sie für eine entspannte Gesprächsatmosphäre, in der die Mitarbeiter offen und ehrlich sprechen können.
c) Notizen machen: Notieren Sie während des Gesprächs wichtige Punkte und Zitate. Wenn möglich, nehmen Sie das Interview auf (mit Zustimmung), um keine Details zu vergessen.
Nachbereitung
a) Auswertung: Analysieren Sie die gesammelten Daten und suchen Sie nach Mustern und häufigen Themen.
b) Bericht erstellen: Erstellen Sie einen Bericht, der die wichtigsten Erkenntnisse zusammenfasst und konkrete Handlungsempfehlungen enthält.
c) Feedback geben: Teilen Sie den Mitarbeitern die Ergebnisse mit und wie ihre Rückmeldungen genutzt werden, um Verbesserungen vorzunehmen.
2.2 Stakeholder-Management
Identifizierung der Stakeholder:
Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten internen und externen Stakeholder, einschließlich Führungskräfte, wichtige Kunden und Partner.
Interne Stakeholder
1. Geschäftsführung
– Leitung des Integrationsprojekts
– Entscheidungsträger für strategische Fragen
2. Abteilungsleiter
– Buchhaltung
– Steuerberatung
– IT-Abteilung
– Personalabteilung
3. Mitarbeiter
– Buchhalter
– Steuerberater
– IT-Support
– Verwaltungspersonal
Externe Stakeholder
1. Wichtige Kunden
– Großunternehmen und KMUs
– Langjährige Mandanten
– Neukunden mit hohem Potenzial
2. Partner und Lieferanten
– IT-Dienstleister
– Softwareanbieter (z. B. DATEV)
– Büromateriallieferanten
3. Regulierungsbehörden
– Finanzämter
– Steuerbehörden
– Berufsverbände (z. B. Steuerberaterkammer)
Einbindung der Stakeholder:
Entwickeln Sie eine Strategie zur regelmäßigen Kommunikation mit diesen Stakeholdern, z. B. durch persönliche Treffen, Berichte und Präsentationen.
Strategie zur regelmäßigen Kommunikation mit den Stakeholdern
Interne Stakeholder
1. Geschäftsführung
– Persönliche Treffen: Wöchentliche Strategie-Meetings
– Berichte: Monatliche Fortschrittsberichte
– Präsentationen: Quartalsweise Präsentationen der Integrationsfortschritte
2. Abteilungsleiter
– Persönliche Treffen: Wöchentliche Abteilungsleiter-Meetings
– Berichte: Zweiwöchentliche Statusberichte
– Präsentationen: Interne Workshops zu neuen Prozessen und Systemen
3. Mitarbeiter
– Persönliche Treffen: Wöchentliche Team-Meetings
– Berichte: Wöchentliche E-Mail-Updates
– Präsentationen: Monatliche Schulungen und Feedback-Sitzungen
Externe Stakeholder
1. Wichtige Kunden
– Persönliche Treffen: Halbjährliche persönliche Meetings
– Berichte: Quartalsweise Mandantenbriefe mit aktuellen Entwicklungen und Angeboten
– Präsentationen: Jährliche Kundenveranstaltungen und Webinare
2. Partner und Lieferanten
– Persönliche Treffen: Quartalsweise Review-Meetings
– Berichte: Zweimonatliche Leistungsberichte
– Präsentationen: Gemeinsame Workshops zu Prozessverbesserungen und neuen Technologien
3. Regulierungsbehörden
– Persönliche Treffen: Jährliche Compliance-Meetings
– Berichte: Halbjährliche Compliance-Berichte
– Präsentationen: Teilnahme an regulatorischen Konferenzen und Workshops
Beispiel E-Mail an wichtige Kunden
Betreff: Quartalsupdate – Integration der erworbenen Kanzlei
Sehr geehrte/r [Kundenname],
wir möchten Sie über den aktuellen Stand der Integration der erworbenen Kanzlei informieren. Die Integration verläuft nach Plan, und wir freuen uns, einige der positiven Veränderungen mit Ihnen zu teilen:
1. Erweiterte Dienstleistungen: Wir bieten nun zusätzliche Beratungsleistungen an, die speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
2. Verbesserte Technologie: Unsere neuen IT-Systeme ermöglichen effizientere und genauere Dienstleistungen.
3. Kundenfeedback: Ihre Meinung ist uns wichtig. Bitte teilen Sie uns mit, wie wir unsere Dienstleistungen weiter verbessern können.
Wir danken Ihnen für Ihr Vertrauen und freuen uns darauf, weiterhin erfolgreich mit Ihnen zusammenzuarbeiten.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Geschäftsführung
Verwendete Quellen
- Van Matterhorn
