Die Übernahme eines Unternehmens (ob nun im Zuge eines Kaufs, einer Fusion oder einer Unternehmensnachfolge) ist kein alltägliches Thema und bedarf einiger Planung. Um die Übernahme erfolgreich zu gestalten und das zugekaufte Unternehmen in bestehende Strukturen einzufügen (Post Merger Integration oder pmi), empfiehlt sich ein Integrationsplan, welcher die Etappenziele für die Übernahme sowie dessen anschließende Integration enthält. Im Folgenden lesen Sie die Abläufe einer Integration, die Grundlagen eines Integrationsplans, und ebenso ein Beispiel und eine Vorlage für Ihre nächste Integration.
Wir haben uns aufgrund der Vielfältigkeit des Themas erlaubt, diese Publikation in mehrere Teile zu gliedern.
Natürlich führen wir Sie am Ende jedes Teils per Button zum nächsten Teil. Im Folgenden finden Sie aber auch eine Übersicht über alle zugehörigen Publikationsteile.
Alle Publikationen zum Integrationsplan
1.0 Prozesse
1.1 Prozesse lokalisieren und analysieren
Identifizieren Sie Bereiche, in denen die Prozesse des zu kaufenden Unternehmens und Ihres Unternehmens überschneiden (Synergien) und wo es Lücken (Diskrepanzen) gibt. Entwickeln Sie Vorschläge, wie die besten Praktiken beider Kanzleien übernommen werden können.
Um die Überschneidungen und Diskrepanzen zwischen dem jeweiligen Prozess beider Unternehmen zu identifizieren, schauen wir uns die üblichen Arbeitsschritte innerhalb einer Kanzlei an:
1.1.1 Mandantenaufnahme und -verwaltung
- Mandaten anfragen
- Erstgespräch vereinbaren
- Daten sammeln
- Vertrag erstellen
- Mandant aufnehmen
- Daten in das System eingeben
- Regelmäßige Kommunikation
- Mandaten anfragen
- Daten sammeln
- Vertrag erstellen
- Mandant aufnehmen
- Daten in das System eingeben
- Regelmäßige Kommunikation
1.1.2 Buchhaltungsprozess
- Belege sammeln
- Belege erfassen
- Buchungen durchführen
- Zwischenabschlüsse erstellen
- Monatsabschlüsse vorbereiten
- Monatsabschlüsse prüfen
- Jahresabschlüsse vorbereiten
- Belege sammeln
- Buchungen durchführen
- Monatsabschlüsse vorbereiten
- Monatsabschlüsse prüfen
- Jahresabschlüsse vorbereiten
1.1.3 Erstellen von Steuererklärungen
- Mandant kontaktieren
- Unterlagen sammeln
- Daten prüfen
- Steuererklärung erstellen
- Steuererklärung mit Mandant besprechen
- Steuererklärung einreichen
- Bestätigung erhalten
- Mandant kontaktieren
- Unterlagen sammeln
- Daten prüfen
- Steuererklärung erstellen
- Steuererklärung einreichen
- Bestätigung erhalten
1.1.4 Beratungsleistungen
- Mandant kontaktieren
- Erstberatung
- Analyse der Situation
- Lösungsvorschläge erarbeiten
- Lösungsvorschläge präsentieren
- Implementierung unterstützen
- Nachbetreuung
- Mandant kontaktieren
- Analyse der Situation
- Lösungsvorschläge erarbeiten
- Implementierung unterstützen
1.1.4 Internes Management und Kommunikation
- Team-Meetings
- Aufgabenverteilung
- Projektverfolgung
- Rückmeldungen sammeln
- Verbesserungen umsetzen
- Berichte erstellen
- Team-Meetings
- Team-Meetings
- Aufgabenverteilung
- Projektverfolgung
- Rückmeldungen sammeln
- Berichte erstellen
Diese detaillierte Analyse und Vorschläge sollten dabei helfen, die besten Praktiken beider Kanzleien mit Erfolg zu integrieren und somit die Effizienz und Qualität der Dienstleistungen zu steigern.
1.2 Due Diligence
1.2.1 Identifizierung von Risiken
Erstellen Sie eine Risiko-Matrix, die potenzielle Probleme wie kulturelle Unterschiede, IT-Inkompatibilitäten und rechtliche Herausforderungen auflistet.
Die folgende Matrix dient als Beispiel und listet potenzielle Risiken bei der post merger integration sowie deren Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen auf. Zusätzlich werden Maßnahmen zur Risikominderung vorgeschlagen.
Risiko-Matrix
| Risiko | Wahr-schein-lich-keit | Aus-wir-kun-gen | Maßnahmen zur Risikominderung |
|---|---|---|---|
Kulturelle Unterschiede | Hoch | Mittel bis Hoch | – Schulungen zur kulturellen Sensibilisierung – Integrationsteams bilden – Regelmäßige Teambuilding-Aktivitäten |
| IT inkompatibel | Mittel | Hoch | – Implementierung von Schnittstellen zwischen Systemen – IT-Experten hinzuziehen – Schrittweise Migration der Systeme |
Rechtliche Heraus- forderungen | Niedrig | Hoch | – Rechtliche Due-Diligence-Prüfung – Externe Rechtsberatung einbeziehen – Regelmäßige Überprüfung der Rechtslage |
Mitarbeiter- abwanderung | Mittel | Mittel | – Mitarbeiterbeteiligungsprogramme – Karrieremöglichkeiten und Weiterbildungen anbieten – Regelmäßige Feedback-Gespräche |
Datenverlust/ Sicherheits-probleme | Niedrig | Hoch | – Regelmäßige Backups und Sicherheitsupdates – Schulungen zur Datensicherheit – Implementierung strengerer Sicherheitsprotokolle |
| Kunden-zufriedenheit sinkt | Mittel | Mittel bis Hoch | – Proaktive Kommunikation mit Kunden – Verbesserung der Servicequalität – Kundenfeedback einholen und umsetzen |
| Prozess-verzögerungen | Hoch | Mittel | – Detaillierter Projektplan mit Meilensteinen – Regelmäßige Fortschrittskontrollen – Ressourcenplanung und -bereitstellung |
1.2.2 Maßnahmenplan
Entwickeln Sie detaillierte Pläne zur Minderung dieser Risiken, z. B. durch Schulungen zur kulturellen Sensibilisierung oder durch die Implementierung von Schnittstellen zwischen den IT-Systemen.
a) Kulturellen Sensibilisierung
- Alle Mitarbeiter
- Unterschiede in der Unternehmenskultur
- Kommunikationsstile
- Umgang mit kultureller Vielfalt
- Externe Trainer oder interne HR-Abteilung
- regelmäßige Workshops
- regelmäßige Seminare
b) Integrationsteams bilden
- Förderung der Zusammenarbeit zwischen den Kanzleien
- Mitarbeiter aus beiden Kanzleien
- verschiedene Abteilungen
- verschiedene Hierarchieebenen
- Gemeinsame Projekte
- regelmäßige Treffen
- Teambuilding-Events
c) Implementierung von Schnittstellen
- Sicherstellung der IT-Kompatibilität und nahtlosen Datenflusses
- Analyse der bestehenden Systeme
- Entwicklung und Implementierung von Schnittstellen
- Testing und Optimierung
- IT-Experten
- Projektmanager
d) Rechtliche Due-Diligence-Prüfung
- Identifikation rechtlicher Risiken
- Minimierung rechtlicher Risiken
- Durchführung umfassender rechtlicher Prüfungen
- Einbeziehung externer Rechtsberater
- Erstellung von Risiko- und Maßnahmenberichten
e) Mitarbeiterbeteiligungsprogramme
- Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen
- Minimierung rechtlicher Risiken
- Beteiligungsmöglichkeiten am Unternehmenserfolg
- Entwicklung individueller Karrierepfade
- regelmäßige Weiterbildungsangebote
f) Regelmäßige Backups und Updates
- Minimierung des Risikos von Datenverlust
- Minimierung des Risikos von Sicherheitsproblemen
- Implementierung von Backup-Routinen
- regelmäßige Sicherheitsupdates
- Schulungen zur IT-Sicherheit
g) Proaktive Kommunikation mit Kunden
- Erhalt der Kundenzufriedenheit
- Steigerung der Kundenzufriedenheit
- Regelmäßige Updates und Informationen für Kunden
- aktive Einholung von Kundenfeedback
- Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen
1.2.3 Finanzielle Prüfung (financial DD)
Führen Sie eine umfassende Analyse der Finanzdaten der erworbenen Kanzlei (oder des erworbenen Unternehmens) durch, einschließlich Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Steuererklärungen.
Eine umfassende Analyse der Finanzdaten einer Kanzlei ist entscheidend, um ein klares Bild von ihrer finanziellen Gesundheit zu bekommen. Hier ist ein strukturierter Ansatz zur Durchführung dieser Analyse:
a) Sammeln der Finanzdokumente
- Ermitteln Sie die Bilanzdaten der letzten drei Jahre
- Beschaffen Sie die GUV-Berichte der letzten drei Jahre.
- Sammeln Sie die Steuererklärungen der letzten drei Jahre.
b) Analyse der Bilanzen
- Aktiva: Identifizieren Sie die wichtigsten Vermögenswerte (z. B. Immobilien, Ausrüstung, Forderungen)
- Untersuchen Sie die Verbindlichkeiten (z. B. Kredite, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen)
- Liquiditätskennzahlen: Berechnen Sie die aktuelle Liquidität (z. B. Liquiditätsgrad 1, 2 und 3).
- Rentabilitätskennzahlen: Ermitteln Sie die Eigenkapitalrendite und Gesamtkapitalrendite.
- Verschuldungsgrad: Analysieren Sie das Verhältnis von Fremdkapital zu Eigenkapital.
c) Analyse der Gewinn- und Verlustrechnungen
- Kosteneffizienz: Analysieren Sie die Entwicklung der Betriebskosten und deren Verhältnis zum Umsatz.
- Umsatzanalyse: Untersuchen Sie die Umsatzentwicklung über die letzten drei Jahre. Gibt es Wachstum oder Stagnation?
- Bruttogewinnmarge: Untersuchen Sie die Bruttogewinnmarge, um die Effizienz der Kerngeschäftsprozesse zu bewerten.
- Nettoergebnis: Analysieren Sie das Nettoergebnis, um die Profitabilität der Kanzlei zu verstehen.
- EBITDA-Marge: Ermitteln Sie die EBITDA-Marge (Ergebnis vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen).
- Operative Effizienz: Untersuchen Sie die operativen Margen, um die Effizienz des Tagesgeschäfts zu bewerten.
d) Analyse der Steuererklärungen
- Steuerrückstellungen: Überprüfen Sie die Steuerrückstellungen und deren Entwicklung über die Jahre.
- Steuersätze: Analysieren Sie die effektiven Steuersätze, um die Steuerstrategie der Kanzlei zu bewerten.
- Einhaltung der Steuergesetze: Überprüfen Sie, ob die Kanzlei alle relevanten Steuergesetze und Vorschriften einhält.
- Steuerliche Risiken: Identifizieren Sie potenzielle steuerliche Risiken und Unregelmäßigkeiten.
e) Zusammenfassung und Handlungsempfehlungen
- Erstellen Sie eine SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken) basierend auf den Finanzdaten.
- Entwickeln Sie konkrete Handlungsempfehlungen zur Verbesserung der finanziellen Gesundheit der Kanzlei. Das könnte z. B. Kosteneinsparungen, Optimierung der Steuerstrategie oder Verbesserung der Liquidität beinhalten.
Mit diesen Schritten können Sie eine umfassende Finanzanalyse der erworbenen Kanzlei durchführen und fundierte Entscheidungen für die Integration treffen.
1.2.4 Betriebliche Prüfung (operative DD)
Untersuchen Sie die operativen Prozesse, Mitarbeiterstruktur und Kundenbeziehungen der Kanzlei. Erstellen Sie Berichte mit den wichtigsten Erkenntnissen und Empfehlungen.
Um die operativen Prozesse, Management-/ Mitarbeiterstrukturen und Kundenbeziehungen der erworbenen Kanzlei zu untersuchen, sollten wir drei Hauptbereiche wie folgt benennen:
I. Untersuchung der operativen Prozesse
- Erstellen Sie detaillierte Prozessbeschreibungen für alle Hauptaktivitäten, z. B. Buchhaltung, Steuererklärungen, Mandantenmanagement.
- Dokumentieren Sie jeden Schritt und identifizieren Sie Verantwortlichkeiten.
- Analysieren Sie die Effektivität und Effizienz der aktuellen Prozesse. Identifizieren Sie Engpässe und ineffiziente Abläufe.
- Berechnen Sie die Durchlaufzeiten und Ressourcenverwendung für jeden Prozess.
- Untersuchen Sie den Einsatz von Technologie in jedem Prozess.
- Identifizieren Sie veraltete Systeme und mögliche Verbesserungen durch neue Softwarelösungen.
- Effiziente Buchhaltung mit modernen Softwarelösungen. Klare Verantwortlichkeiten und strukturierte Abläufe.
- Engpässe im Mandantenmanagement führen zu Verzögerungen. Veraltete Technologie in einigen Bereichen.
- Einführung eines CRM-Systems zur Optimierung des Mandantenmanagements.
- Schulungen zur Nutzung neuer Softwarelösungen und Prozessoptimierungen.
II. Untersuchung der Mitarbeiterstruktur
- Erstellen Sie ein aktuelles Organigramm, das die Hierarchie und Zuständigkeiten abbildet.
- Dokumentieren Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Mitarbeiters.
- Führen Sie eine Kompetenzanalyse durch, um die Fähigkeiten und Stärken der Mitarbeiter zu identifizieren.
- Analysieren Sie den Schulungsbedarf und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Führen Sie Mitarbeiterumfragen durch, um die Zufriedenheit und Motivation zu bewerten.
- Identifizieren Sie potenzielle Probleme und Verbesserungsvorschläge.
- Gut strukturierte Hierarchie und klare Zuständigkeiten.
- Hohe Kompetenz und Fachwissen der Mitarbeiter.
- Mangel an Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Unzufriedenheit aufgrund fehlender Karriereperspektiven.
- Einführung von regelmäßigen Schulungen und Weiterbildungsprogrammen.
- Entwicklung klarer Karrierepfade und Aufstiegsmöglichkeiten.
III. Untersuchung der Kundenbeziehungen
- Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Kunden und analysieren Sie deren Bedürfnisse und Erwartungen.
- Untersuchen Sie die Kundenzufriedenheit und -bindung.
- Analysieren Sie die aktuellen Kommunikationsstrategien mit den Kunden.
- Identifizieren Sie Verbesserungspotenziale in der Kundenkommunikation.
- Bewerten Sie die Qualität der angebotenen Dienstleistungen.
- Identifizieren Sie Bereiche, in denen die Servicequalität verbessert werden kann.
- Gute Beziehungen zu langjährigen Kunden.
- Hohe Zufriedenheit mit der Servicequalität.
- Unzureichender Informationsaustausch mit neuen Kunden.
- Mangel an proaktiven Kundenbindungsmaßnahmen.
- Einführung eines Kundenmanagementsystems zur Verbesserung der Verständigung.
- Entwicklung von Programmen zur Kundenbindung und -gewinnung.
- Erstellen Sie eine umfassende SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken) basierend auf den operativen, personellen und kundenbezogenen Daten.
- Entwickeln Sie konkrete Handlungsempfehlungen zur Verbesserung der operativen Effizienz, Mitarbeiterzufriedenheit und Kundenbindung.
Mit diesen Schritten können Sie eine umfassende operative Due Diligence der erworbenen Kanzlei durchführen und fundierte Entscheidungen für die (post merger) Integration treffen.
Für eine Unternehmensnachfolge ist der Plan ebenso interessant, da bestehende Arbeitsabläufe analysiert und hinterfragt werden können.
Bis hierhin wünschen wir schon einmal viel Erfolg bei der Integration und beim Change Prozess.
Lesen Sie gern auch den zweiten Teil der Publikation.
Verwendete Quellen
- Van Matterhorn
